Cuando se trata de la gestión de proyectos, existen muchos desafíos para mantener cada proyecto en el camino correcto y dentro del presupuesto. Hay varios factores a considerar, así como elementos internos y externos que pueden hacer que un proyecto descarrile. Sin embargo, tomando algunas precauciones y teniendo un plan excelente en su lugar, puede llevar su proyecto al éxito. Aquí hay 10 consejos y trucos de administración de proyectos para ayudar a garantizar que su proyecto avance sin problemas:

Consejo 1: detalles del proyecto de uñas
Antes de comenzar el proyecto, asegúrese de que esté basado en una base sólida y de que cuente con el respaldo de todas las partes interesadas clave. Comprenda sus intereses y expectativas y sea consciente de cómo determinarán si el proyecto tiene éxito o no. También deberá asegurarse de que el alcance del proyecto esté claramente identificado, incluidos los roles y responsabilidades de los diversos miembros del equipo del proyecto. Desarrolle el plan del proyecto y verifique que los objetivos de los elementos clave estén claramente definidos y alineados. También debe establecer criterios de éxito medibles y rastreables, que incluyan llevar a cabo las tareas según lo programado, alcanzar los objetivos presupuestarios, confirmar que la funcionalidad del producto es satisfactoria para el cliente y garantizar que se cumplan las reglamentaciones del gobierno y / o la industria. Cuide todos los detalles para sentar las bases del éxito de su proyecto.

Consejo 2: Identificar los requisitos del proyecto y del equipo
Una vez que tenga un plan sólido en su lugar, puede comenzar a implementarlo reuniendo un equipo de proyecto eficaz. Como se señala en un artículo publicado por ITToolkit.com, “El equipo del proyecto es una unidad de trabajo de partes individuales, que comparten un objetivo común, logrado a través de la aplicación estructurada de habilidades combinadas”. El artículo también afirma que, “El primer paso para el equipo el éxito comienza con la organización inicial: reunir y organizar los recursos disponibles capaces de trabajar juntos como un todo a través de la integración de habilidades individuales, talentos y personalidades. “Como gerente de proyecto, deberá alinear esas habilidades, talentos y personalidades con el proyecto apropiado necesita Asegúrese de que cada persona que trabaja en el proyecto tenga clara su tarea y lo que proporcionan al finalizarla.

Consejo 3: Sé el líder del proyecto
Un rol clave en la gestión de proyectos es el líder del proyecto. En este puesto, deberá cultivar buenas y positivas dinámicas de equipo y actuar como entrenador y / o mentor de todos los miembros del equipo. También será el líder a la hora de obtener la opinión del equipo del proyecto y las principales partes interesadas, así como obtener su aceptación. Como líder de proyecto, eres esencialmente el capitán del barco. Eso significa que tendrá que determinar las aguas turbulentas que pueden estar por venir. Además, deberá inspirar a su equipo para que lo siga a través de los tiempos turbulentos, así como los momentos de calma. Si no tiene habilidades de liderazgo efectivas, es posible que no pueda prevalecer sobre los desafíos que enfrenta su proyecto. Toma el timón y lleva a tu equipo al éxito.

Consejo 4: Definir hitos críticos del proyecto
Identificar momentos definitorios a lo largo del proyecto. Puede proporcionar un ciclo de vida del proyecto al incluir las cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Realice una evaluación real al final de cada fase. Asegúrese de examinar cada entregable. Desde partes del producto hasta los documentos técnicos y el plan del proyecto, necesitará todos los elementos involucrados para garantizar que el producto cumpla con las especificaciones del proyecto. El producto debe estar alineado con la calidad que esperan sus clientes. Estos hitos no solo le ayudarán a eliminar el riesgo del proyecto y monitorear el cambio del proyecto, sino que también le alertarán sobre cualquier problema continuo y garantizarán que cada pieza se complete correctamente.

Consejo 5: Mantenga abiertas las líneas de comunicación
Uno de los pasos más importantes en el proceso de administración de proyectos es garantizar que las líneas de comunicación estén abiertas. Como gerente de proyecto, deberá ser el operador de este sistema de comunicaciones. Mantenga un plan de comunicaciones y apéguese a él. A lo largo de todo el proyecto, la comunicación debe ser coherente, abierta, honesta y clara. Asegúrese de mantenerse en contacto con todas las partes interesadas clave y los miembros del equipo durante el proceso del proyecto. Asegúrese de que todos tengan la información necesaria para tomar decisiones y continuar con el proyecto. También puede mantener a todos en la misma página creando informes de estado basados en la información y las actualizaciones del proyecto.

Consejo 6: obtener la documentación pertinente
Desde el inicio del proyecto hasta los hitos en el camino, debe tener documentación firmada por los interesados. Un artículo reciente de ConnectITNews.com recomendó “Asegurarse de que toda la documentación esté en línea con la metodología de gestión de proyectos elegida para garantizar que su equipo de proyecto esté cubierto en términos de entregables y expectativas”. Incluso con los mejores procesos de gestión de proyectos, no es frecuente que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, por lo que deberá tener la documentación adecuada lista para las partes interesadas y planificar cualquier evento imprevisto. Sin embargo, no desea complicar demasiado el proceso de administración de proyectos con demasiada documentación que no agregue valor al proyecto.

Consejo 7: Administre los riesgos del proyecto
Puede haber un riesgo en cualquier momento durante el proyecto. Su experiencia en gestión de proyectos similares puede guiarlo para que pueda prever cuándo el riesgo es inminente y cuándo se deben tomar medidas correctivas. Al tener una comunicación abierta, debe ser capaz de comprender qué riesgos, si los hay, se están acercando y administrarlos antes de que se salgan de control. Tendrá que identificar y controlar los riesgos del proyecto antes de que lo controlen. Dado que el riesgo es solo un problema potencial, debes ocuparte de él antes de que se convierta en un problema real. Como una de las mejores prácticas más imperativas en el proceso de gestión de proyectos, la gestión de riesgos es esencial para el éxito del proyecto.

Consejo 8: evitar el alcance de fluencia
La gestión del alcance se arrastra en la gestión de proyectos es otro elemento esencial para el éxito del proyecto. Aunque algunos cambios son inevitables en cualquier situación de proyecto, querrá evitar que su proyecto se convierta en un caos. En general, el desplazamiento del alcance ocurre cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto que ya ha sido aprobado, pero no se considera aumentar el presupuesto, agregar más tiempo al programa y / o agregar más recursos para compensar el proyecto revisado. Si el alcance del proyecto necesita ser revisado, puede participar en el proceso de reestructuración. Asegúrese de tener la documentación adecuada y haga que todas las partes interesadas firmen estos cambios antes de continuar.

Consejo 9: entregables de prueba
Los entregables deben ser probados en cada etapa crítica y el producto final debe cumplir con los requisitos del proyecto. Antes de pasar a la siguiente fase del proyecto, debe asegurarse de que el producto esté funcionando según lo planeado. Un artículo de ITToolkit.com afirma que, “a medida que un proyecto evoluciona, se producen diversos tipos de entregas para respaldar la continuación del proyecto, medir el progreso y validar planes y suposiciones … Se esperan resultados y deben entregarse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. . “Al final del proyecto, el entregable debe cumplir o superar las expectativas del cliente para ser considerado un éxito. La fase final del proyecto es cierre. Esta gran final es un signo de éxito para usted como gerente de proyectos, así como para el resto de su equipo y partes interesadas. Una vez que se completa el proyecto y el cliente está contento, su misión está completa.

Consejo 10: Evaluar el proyecto
¿Qué lecciones has aprendido a lo largo de tu proceso de gestión de proyectos? Cada proyecto puede ser una valiosa herramienta de aprendizaje. Deseará revisar el proyecto como un todo, así como analizar varios componentes del proyecto. ¿Cuáles fueron las victorias del proyecto? ¿Dónde hubo decepciones del proyecto? Haga conclusiones informadas sobre la calidad del proyecto y el rendimiento del producto. Compare el retorno de la inversión (ROI) planificado con el ROI real como una forma de comprender el nivel de su éxito. Puede utilizar las lecciones aprendidas de cada proyecto para minimizar las fallas futuras y maximizar los éxitos futuros.

Artículo traducido y tomado de https://www.villanovau.com/resources/project-management/project-management-tips/#.WpatTOhubIU